個人情報保護に関する方針
個人情報保護に関する方針
この方針の定義
この方針は、シドニー日本人国際学校が個人情報を取得する状況、その情報をどのように使用および開示するか、また、その情報へのアクセス、または変更の要求をどのように管理するかについてまとめている。
個人情報の収集方法
個人情報とは、個人を合理的に識別できる情報、またはその個人についての所見を指す。状況に応じて、児童生徒、請負業者、ボランティア、関連業者、求職者、卒業生、訪問者、その他本校と関わる人々の立場から個人情報を収集することがある。
個人情報の収集方法
個人情報とは、個人を合理的に識別できる情報、またはその個人についての所見を指す。状況に応じて、児童生徒、請負業者、ボランティア、関連業者、求職者、卒業生、訪問者、その他本校と関わる人々の立場から個人情報を収集することがある。
学校業務を行う過程で、本校は個人情報を収集・保有することがある：
- 個人情報 氏名、住所、その他の連絡先、生年月日、近親者の詳細、写真画像、出席記録、財務情報を含む
- 機密情報（特に児童生徒と保護者の記録に関連するもの）：政府識別情報（TFNなど）、宗教的信条、国籍、出生国、職業上の会員資格、家庭裁判所の命令、犯罪歴など
- 健康情報（特に児童生徒と保護者の記録に関連するもの）: 医療記録、障害、予防接種の詳細、心理報告書など
職員、契約社員、ボランティアの採用プロセスの一環として、本校は以下の個人情報を収集・保有することがある：
- 個人情報 : 氏名、住所、その他の連絡先、生年月日、財務情報、市民権、雇用照会、規制当局の認定、メディア、役員職、不動産所有権、運転免許証情報など
- 機密情報 : 政府識別情報（TFNなど）、国籍、出生国、職業上の会員資格、家庭裁判所の命令、犯罪歴など
- 健康情報 : 医療記録、障害、予防接種の詳細、心理学的報告書など
（特に将来の職員や学生の記録に関連するもの）
一般的に、機密情報（健康情報を含む）を収集する前に、書面による本人の同意を求める。
なお、職員記録は、本校と職員との間の現在または過去の雇用関係に関するものである場合、APPsの対象とはならない。
個人情報の収集
個人情報の収集方法は、シドニー日本人国際学校が個人情報を取得する状況によって違う。合理的かつ実際的な場合には、本人から直接個人情報を受け取ることもある。
任意情報の取り扱い
シドニー日本人国際学校は、できる限り学校で作成している書式（入学申込書や健康情報開示書など）を使用し、個人情報の入手について統一化を図っている。しかしながら、学校業務の性質上、Eメール、手紙、メモ、ウェブサイト、電話、直接の面談、金融取引、CCTV監視カメラやEメール監視などの活動を通して個人情報を受け取ることもある。
また、第三者（第三者管理者、職員志望者の推薦など）または、独立した情報源から個人情報を収集することもある。ただし、これは本人から直接個人情報を収集することが合理的かつ実際的でない場合にのみ行う。
ウェブサイトから収集される情報
個人情報の収集に際して、本校のウェブサイトの利用状況に基づいて情報を収集することがある。本校では、Google アナリティクス、Google 広告、Meta ピクセル、Hubspot、ならびに当校独自の技術などのツールを活用し、「クッキー」およびその他のデータ収集手段を通じてウェブサイトのアクティビティに関する情報を収集する。これらの情報は、当校ウェブサイトやマーケティング活動の分析・改善、ならびにページ閲覧数やオンライン広告の効果測定など、ウェブトラフィックに関する統計作成のために収集される。一部のツールでは、ユーザーが閲覧したページやウェブサイト上で行った操作などの行動情報が収集され、Facebook 等他のウェブサイト上で提供された情報（たとえば性別など）と関連付けられる場合がある。
なお、お使いのブラウザに広告ブロッカーが設定されている場合、上記のツールの使用が制限されており、現在は有効に作動していない可能性があります。
未承諾情報
シドニー日本人国際学校では、本校の通常の収集手段以外で個人情報を提供されることがある。これは「未承諾情報」と呼ばれ、多くの場合、以下の方法で収集される：
- 誤送郵便 手紙、メモ、書類
- 電子メールの誤送信 電子メール、電子メッセージ
- 本校に送付された採用応募書類のうち、求人広告に記載されていないもの本校に提供された追加情報のうち、要求されていないもの。
シドニー日本人国際学校が入手した未承諾情報は、通常の手段で収集できたと判断される個人情報に限り、保有、使用、開示される。通常の手段では収集できなかった場合、適切な方法で個人情報を破棄、永久削除、または非特定化する。
機密情報の収集と使用
シドニー日本人国際学校は、以下の場合にのみ機密情報を収集する：
- 一つまたは複数の職務または活動のために合理的に必要であり、生命、健康、または、安全に対する重大な脅威を軽減または防止するために、必要な個人の同意がある場合
- その他一般的に許容される場合
- その他許可された健康に関する場合
本校は、本校の教育またはサービスを提供するために必要な場合に限り、本校の組織構造内の他の団体と機密情報を共有することがある。
個人情報の利用目的
シドニー日本人国際学校は、本校の1つまたは複数の機能または活動（第一の目的）、または利用者が合理的に期待できる関連する第二の目的、または利用者が同意した活動または目的のためにのみ、合理的に必要な個人情報を使用する。
個人情報の主な利用目的は以下の通り。ただし、これらに限定されるものではない：
- 教育、パストラルケア、課外活動、保健サービスの提供
- 善管注意義務や児童保護義務など、本校の法的義務を果たすこと
- 通信、ニュースレター、雑誌を通して保護者に学校コミュニティに関する情報を提供する
- マーケティング、プロモーション、募金活動
- 私立学校関連団体の活動を支援 (例：IPSHA)
- 学校内の活動を支援（例：PTA）
- 本校の機能または活動に関連する、地域社会に根ざした活動、慈善団体、その他の目的の支援
- 本校のスタッフ研修を含む日常業務の改善支援
- システム開発、新しいプログラムやサービスの開発、企画、調査、統計分析など
- 保険目的を含む学校管理
- スタッフの雇用
- ボランティアの参加
本校は、児童生徒または保護者が本校が情報を使用または開示することを合理的に期待し、かつ二次的目的が一次的目的に直接関連する場合に限り、機密情報または健康情報を二次的目的のために使用または開示する。
本校は、本校のサービスを提供するために必要な場合に限り、関連団体と個人情報を共有することがある。
本校は、例えば学生交換プログラムを円滑に進めるために必要な場合に限り、個人に関する情報を海外の受取人に開示することがある。ただし、本校が本人の同意なしにオーストラリア国外に個人情報を送信することはない。
個人情報の保管とセキュリティ
シドニー日本人国際学校は、個人情報を様々な形式で保管する：
- データベース
- ハードコピーファイル
- ラップトップコンピュータを含む個人用デバイス
- クラウドストレージなどの第三者のストレージプロバイダー 紙ベースのファイル
本校は、本校が保有する個人情報を誤用、紛失、不正アクセス、改ざん、開示から保護するために、あらゆる合理的な手段を講じる。
これらの措置には以下が含まれるが、これらに限定されるものではない：
- 職員が個人的なパスワードを共有しないようにする。また各自の役割と責任に応じ て、職員による情報へのアクセスと利用者権限を制限する。
- 機密情報のアクセスはマネージメントのみとする。
- ハードコピーファイルは鍵付きファイリングキャビネットに入れ、施錠できる部屋に保管する。
- シドニー日本人国際学校の敷地内へのアクセスが、常に安全であることを確認する。侵入を防ぐために、校舎と敷地周辺の物理的なセキュリティ対策を実施する。
- 情報とサイバーセキュリティのシステム、方針、手順が実施され、最新であることを確認する。
- 職員が情報を取り扱う際に、校内の方針と手順を遵守する。
- 顧客IDプロバイダーやクラウドサービスプロバイダーなど、個人情報にアクセスする可能性のある第三者サービスプロバイダーに関する適正評価手続きを実施する。アプリまたは同様のプライバシー体制を遵守していることを実務上可能な限り確認する。
- 本校が保持する個人情報のうち、他の法律によって保持する必要がなくなったもの、または保持することが義務付けられているものを破棄、削除、または非特定化すること。
シドニー日本人国際学校の公開ウェブサイトには、本校以外の第三者のウェブサイトへのリンクが含まれている場合がある。
そのようなウェブサイトに保存され、アクセスされ、使用され、開示される情報に対して責任を負わず、そのようなウェブサイトのプライバシーポリシーについてコメントすることはできない。
データ侵害への対応
本校は、データ侵害が発生した可能性、あるいはその疑いがあると考える合理的な根拠がある場合、適切かつ迅速な措置を講じる。データ侵害の種類によっては、内部セキュリティ手順の見直し、改善措置の実施、影響を受ける個人およびオーストラリア情報コミッショナー事務局（OAIC）への通知などが含まれる。詳細については、「通知可能なデータ侵害」を参照。
個人に通知できない場合は、本校のウェブサイトに声明を掲載し、この声明の内容を公表するための合理的な措置を講じる。
個人情報の開示
個人情報は、シドニー日本人国際学校に提供された目的、または本校の1つ以上の機能または活動に直接関連する目的のために使用される。
- 個人情報は、以下の場合に、政府機関、他の保護者、他の学校、本校の出版物の受け取り手、来訪教師、カウンセラー、コーチ、本校のサービスプロバイダー、代理店、請負業者、ビジネスパートナー、関連団体、その他の受け取り手に開示されることがある：
- 本人の同意がある場合、個人情報がそのような方法で開示されることを合理的に予想できる場合
シドニー日本人国際学校は、以下の場合に、同意なしに、または個人が合理的に想定する方法で、個人情報を開示することがある：
- 法律で義務付けられている場合
- 個人の生命、健康、安全、または公共の安全に対する重大な脅威を軽減または防止する場合
- その他の許可された一般的状況に該当する場合
- 法執行に関連する活動のために開示が合理的に必要な場合
- その他の許可された健康状況が存在する場合
海外の受取人への個人情報の開示
例えば、オーストラリア国外でデータを保管する「クラウドサービスプロバイダー」に情報を保管する場合など、本校のサービスを提供する過程で、個人に関する個人情報が海外の組織に開示されることがある。
ただし、本校は、以下の場合を除き、個人の個人情報を海外の受領者に開示しないよう、あらゆる合理的な措置を講じる：
- 個人の同意がある（黙示的な場合もある）
- 海外の受領者がAPPsまたは同様のプライバシー体制を遵守していることを確認した
- 開示により、個人の生命、健康、安全、または公共の安全に対する重大な脅威が軽減または防止されるとの意見を形成した
- 違法行為または重大な違法行為の疑いに関して適切な措置をとる
児童生徒の個人情報
個人情報保護法では、成人と児童生徒を区別しておらず、個人情報に関して個人が自らの意思で決定できる年齢を定めていない。
シドニー日本人国際学校では、児童生徒の個人情報の取り扱いに常識的なアプローチをとり、一般的に生徒の保護者に個人情報を照会する。保護者に提供された通知は児童生徒に提供された通知として扱い、保護者から提供された同意は児童生徒から提供された同意として扱う。
しかし、本校は、児童生徒が個人情報保護法の下で権利を持っているという事実を認識しており、状況によっては（特に年長の児童生徒を扱う場合、特に機密情報を扱う場合）、児童生徒から直接同意を求め、取得することが適切であると考える。また、児童生徒が保護者から承諾を得ずに個人情報の使用に関して同意を与えたり、保留したりする場合もあることを認める。
また、そのような情報を提供することは、他の人のプライバシーに不合理な影響を与えること、児童生徒に対する学校の注意義務に違反することになるため、保護者が自分の子供に関する情報へのアクセスを拒否される場合もある。
個人情報の質
シドニー日本人国際学校では、保有、使用、開示する個人情報が正確、完全かつ最新のものであるよう、情報の使用時または開示時を含め、あらゆる合理的な手段を講じる。
また、個人情報が不正確または最新でないことに本校が気づいた場合、不正確または最新でない情報を修正するための合理的な措置を取る。
個人情報へのアクセスと訂正
利用者は、シドニー日本人国際学校が保有する個人情報へのアクセス、または個人情報の変更を要求することができる。このような要請を受けた場合、本校は、アクセスを許可または情報を修正する前に、本人であることを確認するための措置を取る。
要請を拒否する場合は、その旨を通知する。また適切な場合には、その理由を提示する。
その拒否したことが個人情報の変更要求に関連する場合、個人は要求された変更に関する声明を作成することができ、本校はこれを記録に添付する。
苦情
APPsの違反を含め、シドニー日本人国際学校での個人情報の管理方法について苦情を申し立てるには、できるだけ早く書面にて本校に通知すること。合理的な期間内（通常30日以内）に苦情に対応し、完全かつ完全な回答を提供するためにさらなる情報を求める。
本校は、苦情の処理に手数料を請求しない。
本校の対応に満足できない場合は、OAICに苦情を申し立てることができる。苦情は、OAICのオンラインプライバシー苦情フォームを使用するか、郵便、ファックス、またはEメールで行うことができる。
OAICへの照会は、他のすべての解決手段が尽くされた後の最終手段となる。
問い合わせ方法
個人情報保護方針または一般的な個人情報に関する問い合わせは、下記の方法にて受け付ける：
- Eメール：
- Principal: [email protected]
- General Manager: [email protected]
- 電話連絡：
- 02 9450 1833
- 書面：
- シドニー日本人国際学校 校長宛
112 Booralie Road, Terrey Hills, NSW,2084
- シドニー日本人国際学校 校長宛
連絡にあたっては、匿名（個人を特定できない状態）またはペンネームを使用することができる。ただし、個人を特定しないことを選択された場合、実際の対応にそぐわない場合には、情報の提供やサポートを提供したりすることができない場合がる。
